Право подписи электронных документов приказ

Полезная информация в статье: "Право подписи электронных документов приказ" с полным раскрытием темы. Если все же вы не нашли ответа на интересующий вопрос, то можно всегда обратиться к дежурному специалисту.

Содержание

Приложение 3. Приказ о наделении правом пользования ЭП в ППО СУФД и о назначении лиц ответственных за осуществление электронного документооборота

Приложение 3
К письму Управления
Федерального казначейства
по Архангельской области
от 28 мая 2012 г. N 24-32-06/3748

Фамилия Имя Отчество

>
Приказ о назначении Пользователей Общероссийского официального сайта
Содержание
Письмо Управления федерального казначейства по Архангельской области от 28 мая 2012 г. N 24-32-06/3748 О порядке получения.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Источник: http://base.garant.ru/25274491/3e22e51c74db8e0b182fad67b502e640/

Образец приказа о наделении правом электронной подписи по ФЗ-44

В работе любой компании предполагается ведение электронного документооборота, который невозможен без электронной цифровой подписи (ЭЦП). Обычно она выдается руководителю организации или его представителю, но фактически ею пользуются должностные лица, отвечающие за формирование и заверение документов, отчетности и т.д. Для передачи права подписи от руководителя к сотруднику желательно использовать специальный акт, который в дальнейшем можно использовать для защиты интересов или опровержения факта компрометации ключа ЭЦП.

Зачем и как передать право подписи

Федеральный закон 63 наделяет полной юридической силой только квалифицированную электронную подпись (КЭП), которая создается при помощи сертифицированных средств криптографической защиты. Она приравнивается к собственноручной подписи, поэтому владелец несет ответственность за ее хранение и использование. Квалифицированная электронная подпись обычно используется для заверения внутренней и внешней документации компаний, отчетности, подписания юридических документов и т.д. Выдается она удостоверяющим центром (УЦ) руководителю организации или его представителю (по доверенности).

Согласно действующим положениям законодательства РФ, все официальные документы, имеющие юридическую силу, должны быть подписаны только руководителем. Статус генерального директора закреплен Гражданским Кодексом и Федеральным Законом под номером 43 и 208. Но генеральный директор фактически не имеет физических возможностей отслеживать весь документооборот, поэтому часто передает право подписи одному или нескольким лицам.

Для передачи права подписи руководитель обязан определить:

  • перечень лиц, кому будет доступен закрытый ключ ЭЦП;
  • вид передаваемой ЭЦП;
  • список полномочий и обязанностей доверенных лиц;
  • порядок ознакомления доверенных лиц с мерами безопасности, связанными с хранением и использованием ЭЦП.

Руководитель имеет право передать право подписи только для определенных документов и делегировать полномочия на основании приказа или доверенности.

В соответствии со ст. 185 ГК РФ доверенность — это письменное разрешение представлять интересы юридического лица любой формы перед третьими лицами.

Налоговое делегирование

Ст. 80 п.5 Налогового Кодекса РФ говорит о правилах подписания налоговой отчетности. Декларации и расчеты должны быть подписаны налогоплательщиком или его представителем. Иные должностные лица, включая главного бухгалтера, имеют право подписания данных документов только при наличии доверенности, оформленной в соответствии с требованиями действующего Гражданского Кодекса.

Налоговый Кодекс не запрещает передачу копии доверенности по телекоммуникационным каналам сети (ТКС). Но т.к. доверенность является юридически значимым документом, то пересылать оригинал в электронном виде нельзя (согласно письму ФНС от 10.08.2016 г. под номером 4-11/14578). В налоговую инспекцию необходимо предоставить документ с реквизитами доверенности вместе с подачей декларации.

Также данные об оформленной доверенности предоставляются в налоговую инспекцию в течение 3 рабочих дней после ее подписания. Документы разрешено передавать лично или по каналам ТКС в виде сканов, заверенных ЭЦП (квалифицированной подписью).

Три правила при составлении приказа

Требования к составлению доверенности или приказа указаны в ст. 185-186 ГК РФ. Распространяются они и для доверенности на передачу права подписи ЭЦП. Документ должен обязательно содержать:

  • дату составления: дата окончания действия документа проставляется только в случае, если доверенность действительна меньше года;
  • полная информация об уполномоченном представителе налогоплательщика, которым может выступать стороннее физическое лицо, другая организация или сотрудник компании.

Если акт о передаче права подписи выдается нескольким людям, то прописывают отдельно полномочия для каждого лица. В одном акте можно указать сразу несколько человек.

Правило первое

Универсальные правила оформления документа по передаче права подписи действительны только при подписании кадровой документации и налоговой отчетности, а также для внутрихозяйственной деятельности. Приказ должен иметь письменную форму и заверен нотариусом в случаях, если:

  • в роли доверителя выступает ИП;
  • документ предназначен для заключения сделок, требующих нотариального заверения;
  • документ предназначен для заключения сделок с недвижимостью.

В остальных случаях для признания юридической силы документа можно ограничиться печатью и подписью руководителя.

Правило второе

Федеральное и Гражданское Законодательство не определяет единую верную форму документа, поэтому организация вправе разработать свой шаблон или образец и использовать его в дальнейшем для работы. Данный шаблон не нужно утверждать отдельным внутренним приказом, т.к. он не относится к первичным учетным документам.

Правило третье

Доверенность или приказ, составленные в письменной форме, должны обязательно содержать:

  • дату выдачи;
  • подпись руководителя;
  • реквизиты компании и ее организационно-правовую форму;
  • полные ФИО уполномоченного сотрудника;
  • паспортные данные, включая номер государственного подразделения, выдавшего паспорт.

Образец подписи, контактные данные и срок действия доверенности не относятся к обязательным реквизитам и указываются по желанию сторон.

Читайте так же:  Апелляционная жалоба на решение суда пропуск

Образец документа

Он подходит для передачи подписи фирмы, предприятия, организации. ЭЦП компании может быть доступна для одного или нескольких лиц, каждый из которых обязательно указывается в приказе.

В шапке «Приказа о наделении правом электронной подписи» (образец по 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ и услуг» от 05.04.2013 г.) может дополнительно проставляться ссылка на требования ФЗ-63 «Об электронной подписи». Также можно указать на производственную необходимость передачи права подписи, соответствующую требованиям ст.312.1. Трудового Кодекса РФ.

В теле приказа указывают:

  • сотрудников, которые наделены правом подписывать ЭЦП электронные документы;
  • необходимость соблюдения требований ФЗ-63;
  • ответственность за сохранение в тайне закрытых ключей ЭЦП;
  • контактные данные и ФИО лица, на которое возлагается контроль за выполнением приказа.

Обычно этой информации достаточно, а в конце документ заверяется печатью и подписью руководителя.

Правила оформления

Приказ о наделении правом электронной подписи или доверенность на передачу полномочий должна быть оформлена на бланке организации в соответствии с правилами делопроизводства. Поскольку определенных требований к содержанию и оформлению нет, организации должны придерживаться общих правил составления подобных документов.

Распоряжение будет иметь юридическую силу только при наличии даты составления и подписи руководителя. Т.к. сроки действия ЭЦП не превышают одного года, то доверенность автоматически теряет силу через год. В случае если полномочия лица распространяются на меньшее время, лучше указать дату окончания действия приказа.

Для большей безопасности можно также указать сферы, в которых уполномоченное лицо имеет право применять ЭЦП, а также обязанности и ответственность конкретного сотрудника по сохранению закрытого ключа ЭЦП в тайне.

Если со временем полномочия сотрудника расширились и появились новые обязанности, то они отражаются в дополнении к действующему приказу. После ознакомления с приказом сотрудник обязан поставить подпись и дату.

Приказ или доверенность о наделении правом электронной подписи не имеет определенных требований со стороны Федерального Законодательства, но необходим внутри компании для распределения обязанностей между сотрудниками и передачи права использования ЭЦП. Документ должен содержать не только данные организации, но и дату составления, информацию о доверенном лице, сроки действия приказа и список полномочий представителя компании. Заверяется приказ всегда личной подписью руководителя. Если ЭЦП будет использована для подписания налоговой документации, то копию доверенности необходимо отправить в ФНС. Уведомлять о передаче права подписи иные службы или контрагентов не нужно.

Источник: http://myedo.ru/elektronnaya-podpis/dokumenty/prikaz-o-nadelenii-pravom-elektronnoj-podpisi-obrazec-po-44-fz

Приказ о предоставлении права подписи главному бухгалтеру

Приказ о предоставлении права подписи главному бухгалтеру оформляется в случае возникновения такой необходимости. Какие документы сможет подписывать главбух после оформления такого приказа, когда и как его оформить — узнайте из статьи.

Смотрите нашу видео-инструкцию о том, как передать право подписи первичных документов:

Когда на главбуха оформляется приказ о наделении его правом подписи?

Среди ситуаций, когда главбух наделяется правом подписи, можно перечислить следующие:

  • необходимость передачи части полномочий по подписанию документации от руководителя фирмы или иного должностного лица на время отсутствия указанных лиц;
  • наделение главбуха правом подписи определенных документов, если при приеме его на работу это право ему предоставлено не было;
  • предоставление главбуху права подписи документов за руководителя при представлении интересов фирмы единолично вне территории ее местонахождения;
  • в иных ситуациях.

Кроме специально оговариваемых ситуаций главбуху в силу своей должности приходится иметь дело с огромным числом документов. Как регламентировать процесс их подписания главбухом и что на этот счет предписывает законодательство — узнайте из последующих разделов статьи.

Право первой и второй подписи — что это означает для главбуха?

До 2014 года в хозяйственно-финансовом обиходе официально присутствовало понятие «право первой и второй подписи». К примеру, в уже утратившей силу инструкции Банка России от 14.09.2006 № 280-И, посвященной процедуре открытия и закрытия банковских счетов сказано, что:

  • право первой подписи принадлежит руководителю юридического лица и (или) иным сотрудникам, наделенным правом первой подписи на основании распорядительного акта или доверенности (п. 7.5);
  • право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру юридического лица и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухучета на основании распорядительного акта (п. 7.6).

В инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И с аналогичным названием, сменившей инструкцию № 280-И, понятие «право первой и второй подписи» не применяется.

Таким образом, указанное понятие законодательством:

  • в качестве обязательного не предусмотрено;
  • может применяться для внутренних целей любым хозяйствующим субъектом.

Обычно такая двухступенчатая (или многоступенчатая) модель подписания документов применяется в крупных компаниях. Предусматривается согласование документов разного вида и назначения с конкретными должностными лицами фирмы (их перечень устанавливается внутрифирменными документами), а руководитель компании, обладающий по умолчанию правом первой подписи, ставит ее на документе только после появления в бланке согласования всех промежуточных подписей.

Для большинства мелких и средних коммерсантов вопрос разграничения подписей на первую и вторую вообще не рассматривается.

Когда подписание документации является безусловной обязанностью главбуха?

Совершенствование норм бухучета постепенно приводит к тому, что и подпись главбуха, и (в некоторых случаях) сама должность постепенно утрачивают свое исходное значение.

  • из бухотчетности исчезла строка для подписи главбуха (приказ Минфина РФ от 06.04.2015 № 57н);
  • обязанность в проставлении второй подписи главбухом на платежных документах законодательно не предусмотрена (инструкция № 153-И);
  • из закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухучете исчезли посвященные отдельно главбуху положения ст. 7 (утратившего силу закона № 129-ФЗ о бухучете), предусматривающие, в частности, обязанность подписания главбухом денежных и расчетных документов, а также финансовых и кредитных обязательств;
  • функции главбуха руководитель фирмы вправе возложить на себя (ст. 7 закона № 402-ФЗ);
  • по мнению Минфина РФ, профессия бухгалтера в скором времени совсем исчезнет с рынка труда — как считает ведомство, ее заменят современные электронные технологии.

Зачастую специалист принимается на должность главбуха с оговоркой об отсутствии у него права подписи документов.

При этом в отдельных бланках налоговой и бухгалтерской первички графа для подписи главбуха осталась, но в ней вместо подписи главбуха может стоять подпись сотрудника, полномочия которого на проставление подписи в данном документе подтверждаются отдельным приказом или доверенностью.

Читайте так же:  Доказывание по делам о преступлениях несовершеннолетних

В отдельных нормах законодательства встречаются ссылки на подпись главбуха — например, в п. 4.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У сказано, что кассовые документы подписывает главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии — руководитель), а также кассир.

Таким образом, альтернатива подписи главбуха предусмотрена и в этом случае.

Изучайте требования к ведению кассовых операций с помощью размещенных на нашем сайте статей:

В результате современному главбуху, заступая на должность, без специальных оговорок и (или) оформления специальных письменных указаний в отношении порядка проставления его подписи на документах сориентироваться в данном вопросе сложно.

Внести ясность в такой ситуации помогает специальный приказ. Как его составить, расскажем в следующем разделе публикации.

Как составить приказ о предоставлении права подписи и как выглядит его образец?

Приказ о предоставлении права подписи главному бухгалтеру не имеет обязательной, законодательно установленной формы. Должен быть указан период, на который предоставляется право подписи (на все время нахождения в должности главбуха, или на определенный промежуток времени) и уточняющая информация в отношении тех документов, которые могут подписываться, — либо это все документы, либо конкретный перечень.

«В связи с расширением рынка сбыта продукции, увеличения числа контрагентов и роста объемов первичной учетной документации

  1. С 01.07.2018 предоставить право подписания универсальных передаточных документов (УПД) главному бухгалтеру Селезневой Тамаре Николаевне.
  2. Ответственность за организацию своевременного оформления УПД и их подписание возложить на главного бухгалтера Селезневу Т. Н.
  3. За выполнение дополнительных обязанностей с 01.07.2018 выплачивать Селезневой Т. Н. надбавку в размере 1% от оклада.
  4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на коммерческого директора Девятова А. Ю.»

Составляйте приказы с помощью размещенных на нашем сайте образцов — см. статью «Образец приказа о предоставлении права подписи счетов-фактур».

Итоги

Приказ о предоставлении права подписи главбуху устанавливает также срок этих полномочий и виды подписываемых документов. Оформляется он в том случае, когда на главбуха возлагаются обязанности, не предусмотренные должностной инструкцией, или если при приеме на должность этот работник был лишен права подписи документов.

Источник: http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/prikaz_o_predostavlenii_prava_podpisi_glavnomu_buhgalteru/

Приложение 2. Приказ о назначении лиц ответственных за осуществление электронного документооборота

Приложение 2
К письму Управления
Федерального казначейства
по Архангельской области
от 28 мая 2012 г. N 24-32-06/3748

Лица, имеющие право подписи аналогичных документов, оформленных на бумажных носителях

>
Приказ о наделении правом пользования ЭП в ППО СУФД и о назначении лиц ответственных за осуществление электронного документооборота
Содержание
Письмо Управления федерального казначейства по Архангельской области от 28 мая 2012 г. N 24-32-06/3748 О порядке получения.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Источник: http://base.garant.ru/25274491/f7ee959fd36b5699076b35abf4f52c5c/

Приложение N 1. Приказ о наделении ответственных лиц правом электронной подписи при осуществлении электронного документооборота с Департаментом финансов города Севастополя в части предоставления отчетности

>
N 2. Правила работы со средствами криптографической защиты информации при использовании юридически значимого электронного.
Содержание
Приказ Департамента финансов г. Севастополя от 13 декабря 2018 г. N 236 «Об осуществлении электронного документооборота.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Источник: http://base.garant.ru/49006316/de40175ab12d04d68f792b5b742a18fc/

Образец приказа о наделении правом подписи

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность

Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402, каждый факт хозяйственной жизни предприятия подлежит оформлению первичным учетным документом. К первичке относятся любые бумаги, касающиеся бухгалтерского и налогового учетов:

  • счета-фактуры;
  • платежные поручения;
  • акты;
  • выписки;
  • справки;
  • товарные накладные и т. д.

Обратимся к мнению Минфина России, высказанного по этому поводу в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012. Согласно ему, руководитель каждой организации должен определить перечень лиц, которым будет предоставлена возможность заверения первичных учетных документов.

Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая принадлежит главбуху организации. При необходимости директор предприятия определяет, кому следует делегировать заверение тех или иных бумаг. В основном оно предоставляется сотрудникам, которым по долгу службы приходится часто работать с первичкой: руководители обособленных подразделений и филиалов, работники бухгалтерии, сотрудники экономических отделов и т. д. Третьим лицам, не имеющим отношения к фирме, возможность подписания бумаг не предоставляется.

При необходимости делегировать полномочия руководитель решает, каким образом предоставить своему сотруднику право подписи. Сделать это можно двумя путями:

  • при помощи доверенности на подписание первички;
  • утверждением специального распоряжения.

Теперь разберемся, в каких случаях нужно составлять доверенность, а в каких — издавать приказ.

Доверенность

Уместна в тех случаях, когда бумаги подписываются не только внутри предприятия, но и в других местах. Например, при получении водителем-экспедитором груза со склада организации-партнера или при получении бухгалтером банковской выписки и т. п.

Приказ

Он касается только тех лиц, которые трудятся в компании и получают право заверения строго внутрикорпоративных бумаг.

После составления указа директор должен заверить подписи работников, указанных в нем, своим автографом. Длительность действия распоряжения определяется в индивидуальном порядке: приказ на право подписи первичных документов может иметь бессрочный характер, а может составляться на конкретный срок, в зависимости от ситуации внутри фирмы.

Читайте так же:  Загранпаспорт ребенку cons

Несмотря на то, будет ли оформлен распорядительный акт или руководитель отдаст свое предпочтение доверенности, в бланке необходимо указать:

  • персональные данные уполномоченного лица;
  • наименования бумаг, которые оно сможет подписывать;
  • в случае, если оформляется доверенность, следует дополнительно указать срок ее действия.

Порядок передачи права подписи

Видео (кликните для воспроизведения).

Наделение сотрудника данными полномочиями оформляется следующим образом.

В образец приказа о предоставлении права подписи вносятся все необходимые реквизиты:

  • номер распоряжения;
  • дата составления;
  • наименование компании;
  • населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.

В основной части образец приказа на право подписи документов должен содержать данные сотрудника (или сотрудников, если приказ касается нескольких лиц):

  • должность;
  • Ф.И.О.;
  • список документов, которые имеет право подписывать сотрудник;
  • виза руководителя;
  • образец подписи уполномоченного лица.

С данным решением следует ознакомить сотрудника. Он должен расписаться в знак ознакомления с ним и выразить согласие с передаваемыми ему обязанностями. Поскольку унифицированной формы приказа на данный случай не существует, вы можете самостоятельно разработать бланк, ориентируясь на наши образцы, и использовать его в работе.

Источник: http://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/obrazets-prikaza-o-nadelenii-pravom-podpisi

Образец доверенности на использование ЭЦП от руководителя

В работе организаций часто требуется доверенность от руководителя на право использования электронной цифровой подписи (ЭЦП). Доверенность — это документ, определяющий список действий для предоставления интересов юридического лица и благодаря которому доверенные лица могут подписывать различные официальные бумаги и письма. В случае с ЭЦП доверенность имеет несколько нюансов, которые должны быть обязательно отражены в теле документа.

Правила заполнения бланка

Бланк оформляется в письменном виде, участие директора организации в процессе заполнения необходимо. Руководитель обязан утвердить и подписать акт передачи электронной цифровой подписи, а составлять документ и вносить в него все данные может один из сотрудников компании. Обычно составлением таких документов занимается юридический отдел.

Обязательные реквизиты

Доверенность на использование ЭЦП руководителя компании обязательно должна содержать:

  • данные о представителе и представляемом лице (согласно ст. 185 ГК РФ п.1). К таким данным относят полное ФИО, серию и номер паспорта, полный адрес регистрации, ОГРН, ИНН и юр. адрес компании;
  • полный и подробный список возможных действий и полномочий, которыми наделяется представитель;
  • дату составления и заверения акта о передаче электронной подписи. Без этого по п. 1 ст. 186 ГК РФ документ не будет иметь юридической силы.

Помимо этого в акт желательно включить:

  • фактическое место жительства доверителя и доверенного лица;
  • примеры собственноручной подписи сторон;
  • термины, соотносящиеся с правовыми актами, для избежания ошибок в процессе использования ЭЦП;
  • данные о сертификате ключа ЭЦП;
  • письменное подтверждение доверенного лица о том, что закрытый ключ ЭЦП будет сохранен в тайне, а его реквизиты и иные данные не будут переданы (умышленно или случайно) сторонним лицам.

Срок действия документа определяется ст. 186 ГК РФ. Если конкретная дата не указана, то срок действия доверенности сохраняется со дня ее подписания. Если доверенность оформляется для совершения действий за границей и не содержит данных о ее сроке действия, то юридическая сила сохраняется до момента ее отмены соответствующим документом.

Структура документа

Единой правильной формы для документа законодательством не предусмотрено.

В акте должны быть указаны все лица, которым разрешен доступ к электронной цифровой подписи, а заверить его должен человек, защищающий интересы компании на переговорах, участвующий в подписании договоров, соглашений и т.д. Доверенность на ЭЦП от директора должна содержать подробный список действий представителя или представителей организации (если передача осуществляется 2 и более лицам), а также личную собственноручную подпись руководителя компании. Дополнительно желательно включить передачу части обязательств доверенному лицу от руководителя, т.к. формулировки о защите интересов организации бывает недостаточно.

Еще важно прописать право доверенного лица решать промежуточные вопросы, которые могут возникнуть при подписании документов, соглашений и т.п.

Помимо реквизитов организации, доверителя и доверенного лица можно указать полные контактные данные сторон.

Возможные ошибки и юридические последствия

Доверенность на электронную подпись теряет юридическую силу, если:

  • при составлении используются любые ложные данные (ФИО, паспортные данные, название или адрес организации и т.д.);
  • отсутствует информация, обязательная для документа данного типа по действующему законодательству;
  • отсутствует нотариальное заверение.

Сложность составления доверенности и ее использования в том, что в данный момент на территории РФ процесс не охраняется четкими правилами. Акт о передаче электронной цифровой подписи является только внутренним соглашением между сторонами и не выходит за пределы организации. Внешние структуры, такие как удостоверяющий центр, контрагенты, правоохранительные органы и т.п. не получают уведомления о наделении сотрудника правом электронной подписи, и для них документ остается подписанным владельцем ЭЦП.

Доверенность не отменяет ответственности владельца сертификата ЭЦП за его использование, а полная юридическая сила квалифицированной подписи закрепляется только за своим оформителем и не передается доверенностью или иным правовым документом.

Передача ЭЦП на практике

Положение Федерального Закона 63 об использовании электронной цифровой подписи одинаково для всех, но не регулирует вопросы, касаемые передачи ЭЦП. Также согласно ФЗ передача ЭЦП не является наказуемым действием, но лицо, владеющее подписью, может понести наказание в случае:

  • получения финансовой выгоды;
  • использования электронной подписи для компрометации организации или кражи информации;
  • получения доступа к секретной информации и т.д.

В зависимости от типа ситуации может быть возбуждено административное или уголовное дело, а мера наказания от штрафов до лишения свободы. Составленная и оформленная по правилам доверенность не всегда гарантирует непричастность владельца ЭЦП к совершенным действиям, поэтому перед передачей права подписи нужно исключить все возможные риски с ее последующим использованием.

Доверенность сотруднику от руководителя о праве пользования электронной подписью будет действительной только, если она отвечает требованиям действующего законодательства, заверена нотариусом и содержит данные о сторонах и дату создания. Еще одно важное условие: документ должен быть подписан и утвержден владельцем сертификата ЭЦП. ФЗ-63, регулирующий работу ЭЦП, не указывает на специальные требования к акту передачи цифровой подписи, но предупреждает о том, что все риски за использование несет владелец сертификата и установить его непричастность к действиям даже при наличии доверенности будет сложно.

Читайте так же:  Кас обжалование решения суда по административному делу

Источник: http://myedo.ru/elektronnaya-podpis/dokumenty/doverennost-na-ecp-ot-direktora

Приказ на ЭЦП

Образец приказа о наделении правом электронной подписи

Хозяйственная деятельность каждого предприятия сопровождается оформлением определенной документации. Не является исключением и наделение правом электронной подписи. В такой ситуации руководитель предприятия издает приказ на ЭЦП и осуществляет ознакомление с ним конкретного сотрудника, в отношении которого такой приказ издан.

Электронная подпись

Прежде чем издавать соответствующий приказ, руководству предприятия следует четко определиться со следующими критериями:

  • перечнем лиц, наделенных ЭЦП;
  • видом подписи, которым наделен конкретный сотрудник;
  • перечнем полномочий, связанных с использованием ЭЦП;
  • ознакомлением наделяемых соответствующим правом сотрудников с перечнем мер безопасности, связанных с применением и хранением ЭЦП.

С этой целью необходимо правильно определить тот вид подписи, который соответствует перечню полномочий и возможностей, связанных с ней.

В рассматриваемых подписях применяются определенная кодировка, пароли или другие подобные механизмы, которые имеют своей целью определение факта подписания документации конкретным человеком.

Усиленными видами электронных подписей являются:

  • неквалифицированная (НЭЦП);
  • квалифицированная (КЭЦП).

В качестве признаков НЭЦП выделяются:

  • применение ключа подписи;
  • при помощи НЭЦП имеется возможность идентифицировать человека, подписавшего документ;
  • с ее помощью можно отследить изменения в электронный документ;
  • НЭЦП формируется путем применения средств электронной подписи.

Другой вид подписи – КЭЦП отражает в себе все критерии НЭЦП с добавлением двух добавочных характеристик:

  • ключ проверки ЭЦП прописывается в специальном сертификате;
  • для нее применяются специальные средства, соответствующие отдельным требованиям законодательства.

Основным отличием простой подписи от усиленной квалифицированной является то, что для простой подписи сертификат ключа не формируется, а для усиленной квалифицированной ЭЦП это, напротив, является обязательным условием. Для НЭЦП формирование сертификата необязательно.

Важно учитывать, что, помимо отчетности перед налоговиками, для взаимоотношений с другими органами (например таможенными), а также с целью подписания электронных счетов-фактур применяется именно квалифицированная электронная подпись. Для подписания же первичных бухгалтерских документов может применяться любая ЭЦП, в т.ч. простая.

Приказ на электронную подпись (образец)

После определения вышеуказанных критериев предприятию следует сформировать соответствующий текст приказа (распоряжения). Сразу оговорим, что какой-либо унифицированной формы или обязательного содержания по отношению к такому документу законодательство не предусматривает. Следовательно, каждое предприятие вправе применять свою форму приказа и включать в него те сведения и указания, которые посчитает нужным.

В приложении к данной статье содержится образец приказа. Его текст и форма являются примерными. Организации же следует включать в приказ те сведения, которые определены конкретной ситуацией.

В качестве реквизитов в таком приказе следует отразить, в т.ч.:

  • дату приказа;
  • дату наделения сотрудника соответствующими полномочиями и срок их действия;
  • подпись руководителя;
  • подпись сотрудника, подтверждающую ознакомление с приказом, и дату такого ознакомления.

Ели в дальнейшем полномочия сотрудника, связанные с применением подписи, претерпят изменения, их следует отразить в дополнении к приказу или новом распоряжении, содержащем соответствующие сведения.

Скачать образец приказа о наделении правом электронной подписи

Источник: http://glavkniga.ru/situations/s505593

Приказ о праве подписи первичных документов — образец

Смотрите нашу видеоинструкцию о том, как передать право подписи первичных документов:

Для чего нужен приказ на право подписи

Минфин РФ в информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, комментируя положения закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, высказал мнение о том, что руководитель хозяйствующего субъекта обязан утверждать перечни лиц, которые наделены правом подписи первичных учетных документов.

Позиция ведомства основывается на положениях ст. 7 и 9 закона № 402-ФЗ и может рассматриваться как определяющая преемственную норму права относительно той, что была установлена п. 3 ст. 9 закона «О бухучете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ, действовавшего ранее. В прежнем НПА, регулирующем бухучет, содержалось прямое требование об утверждении руководителем перечня лиц, имеющих право ставить подпись на первичке.

Действующее законодательство не регламентирует то, каким образом соответствующие лица должны приобретать свои полномочия. На практике в российских организациях распространено закрепление данных полномочий посредством издания руководством:

  • приказа на право подписи первички конкретным лицом или перечнем лиц;
  • доверенности на право подписи первички.

Рассмотрим специфику обоих способов передачи прав на подпись первички подробнее.

Как удостоверить право подписи первичных документов – приказом или доверенностью

Главный критерий разграничения приказа на право подписи первичных документов и доверенности в данном случае заключается в том, что действие документа первого вида распространяется только на сотрудников хозяйствующего субъекта, второго – на любых лиц, указанных в документе. Составление приказов и доверенностей регулируется разными отраслями права – соответственно, трудовым и гражданским.

Выбор приказа в качестве нормативного акта, удостоверяющего передачу права на подпись первички, будет оптимальным в тех случаях, если предполагается подписание только внутренних документов. При этом совершенно незачем (прежде всего, с точки зрения безопасности передачи корпоративной информации) наделять лишними полномочиями сторонних лиц.

В свою очередь, если ту или иную документацию требуется подписать и затем передать на сторону (например, сопроводительные документы на перевозимый груз или счет-фактуру), то в этом случае может понадобиться доверенность.

Как в доверенности, так и в приказе, важно отразить:

  • персональные данные уполномоченного лица;
  • перечень конкретных разновидностей документов, которые уполномоченное лицо вправе подписывать.

Также в обоих случаях руководителем хозяйствующего субъекта удостоверяется образец подписи уполномоченного лица, которая проставляется данным лицом в отдельной графе приказа или доверенности.

Где можно скачать приказ на право подписи первичных документов – образец

Загрузить образец приказа на право подписи вы можете на нашем портале.

Итоги

Приказ на право подписи первичных документов (доверенность) – документ, использование которого обусловлено требованиями законодательства РФ о бухучете. В приказе (как и в доверенности) должны быть отражены данные сотрудника, получившего соответствующие полномочия, образец его подписи, а также перечень документов, которые он вправе подписывать.

Узнать больше о том, как составляются приказы и доверенности на право подписи первичных документов, вы можете в статьях:

Источник: http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/prikaz_o_prave_podpisi_pervichnyh_dokumentov_obrazec/

Читайте так же:  Закон о выборе роддома по родовому сертификату

Образец журнала учета и регламента использования в организации ЭЦП

Организации обязаны выполнять требования по обеспечению безопасности хранения, обработки и передачи средств криптографической защиты информации. Требования к хранению и учету электронной подписи и ее средств прописаны в отдельном приказе, а за его невыполнение юридическое лицо может понести наказание вплоть до уголовной ответственности.

Требования по обеспечению безопасности хранения ЭЦП

Требования к журналу учета ЭЦП, а также к документам по информационной безопасности указаны в Приказе от 13.06.2001 г. под номером 152, опубликованном Федеральным агентством правительственной связи и информации (ФАПСИ). Приказ прописывает определения средств криптографической защиты информации, ключевой информации, а также правила по хранению, обработке, передаче данных.

Согласно приказу, электронная подпись в организации должна ставиться на учет, и ее движение (выдача, формирование, передача, установка или уничтожение) также должны быть отслежены документально. Для этой цели и создан журнал учета средств электронной подписи.

Нормативные документы

Помимо приказа ФАПСИ организации должны придерживаться в своей работе с электронной подписью следующий документов:

Все внутренние положения, регламенты и инструкции по использованию средств электронной цифровой подписи должны строиться на этих управляющих документах и отвечать их требованиям.

Общие положения регламента использования ЭЦП в организации

Документ должен включать все принципы использования ЭЦП в организации и содержать следующие разделы:

  • термины и определения;
  • нормативные ссылки;
  • основные положения;
  • требования к использованию ЭЦП;
  • организация работы с носителями ключевой информации;
  • правила получения сертификата ключа ЭЦП;
  • правила предоставления данных о статусе сертификата ЭЦП;
  • порядок использования ЭЦП;
  • условия признания юридической силы ЭЦП;
  • порядок отзыва сертификата ключа ЭЦП;
  • процедура восстановления работы ранее приостановленного сертификата ЭЦП.

Дополнительно к документу указываются ссылки на положения по электронному документообороту, а также на приложения в виде журнала учета электронной подписи, акта уничтожения ключевых носителей и т.д.

Организация работы с носителями ключевой информации

Пользователи, имеющие доступ к средствам электронной подписи, несут ответственность за ее сохранность согласно ФЗ-63. Список лиц, имеющих доступ к носителям ключевой информации, должен быть составлен руководством организации и зафиксирован в журнале учета выдачи электронной подписи.

Руководство организации также обязано назначить сотрудника, ответственного за осуществление электронных взаимодействий со сторонними агентами, и наделить его правом устанавливать электронную подпись соответствующим приказом.

Директор отдела информационной безопасности по согласованию с руководителем организации назначает ответственных за установку на рабочих местах средств для работы с ЭЦП. Контроль за использованием средств электронной подписи, а также за хранение и безопасность ЭЦП ложится на сотрудников компании.

Правила хранения и использования ЭЦП

Носитель электронной цифровой подписи изготавливается в удостоверяющем центре и обслуживается сторонней организацией. Генерация ключей и их запись на токен (ключевой носитель) происходит на специальном сертифицированном оборудовании с использованием регламентированных технологических процессов. Формирование ключей ЭЦП, а также их маркировка учитывается в обязательном порядке в журнале учета ЭЦП организации. ЭЦП выдается сотруднику под роспись.

Установка на рабочее место ПО АРМ от КриптоПро призвано гарантировать безопасность ключевой информации. Для возможности восстановления сертификата ключевой подписи в случае поломки носителя создается его копия на персональном компьютере. Безопасность информации во время копирования информации обеспечивается переносом данных только при помощи ПО «‎АРМ Генерация ключей». Носители ЭЦП маркируются специальными этикетками с номерами, соответствующими записи в журнале выдачи ЭЦП.

Каждому пользователю выдается личный носитель сертификата ЭЦП, содержащий закрытый ключ электронной подписи. Пользователь обязан хранить носители ЭЦП в месте, недоступной сторонним лицам.

Рекомендации по обеспечению безопасности при работе с ЭЦП

На ПК должно быть установлено только лицензионное ПО последней версии. Обновление программного обеспечения обязательное условие безопасного использования средств ЭЦП. Также на ПК устанавливается антивирусное программное обеспечение с регулярным обновлением, а все съемные носители и файлы, запускаемые из сети, должны проверяться антивирусом перед открытием. Рекомендуется использовать ограничение IP-диапазона, блокировку сетевых атак и средства фильтрации трафика.

Работа с электронной подписью должна проводиться с отдельной учетной записи. Аутентификация и идентификация пользователя происходит при помощи логина-пароля. Все пароли должны быть уникальными и не совпадать с паролями от входа в систему. Плановая смена паролей происходит раз в 60-70 дней, а внеплановая — при выявлении нарушения в использовании носителей ключевой информации.

Для обеспечения информационной безопасности своего рабочего места пользователю запрещается:

  • сообщать пароль третьим лицам от своей учетной записи;
  • оставлять пароль, записанный на бумажном носителе, в общественном месте;
  • выводить пароль на внешние устройства (дисплей, телефон);
  • использовать пароль от учетной записи в интернет-кафе;
  • использовать опцию сохранения пароля от учетной записи в памяти системы ПК.

Ключи шифрования ЭЦП должны храниться только на флэш-носителе. Для работы с ЭЦП флэш-носитель подключают к ПК, а после использования — закрывают программу, вынимают носитель и убирают его в шкаф или сейф. Оставлять носитель ЭЦП на столе во время отсутствия на рабочем месте запрещено.

Если есть подозрение на компрометацию ключа ЭЦП, необходимо срочно обратиться в удостоверяющий центр для приостановки действия сертификата или его отзыва.

Образцы документов

Регламент, а также положение по использованию и хранению электронной цифровой подписи составляются юридическим и IT-отделом исходя из требований приказа ФАПСИ № 152.

Для всех юридических лиц являются обязательными к выполнению требования Приказа ФАПСИ № 152 по обеспечению безопасности использования электронной цифровой подписи. Каждая организация должна вести журнал учета ЭЦП в организации по образцу, а также иметь регламент и положение по использованию, обеспечению сохранности и уничтожению ЭЦП. Документы должны содержать такие разделы, как требования к ЭЦП, организация хранения подписи и правила использования подписи, порядок отзыва сертификата и процедура восстановления ранее приостановленного. Составляются документы юридическим отделом и отделом информационной безопасности исходя из рекомендаций и требования ФАПСИ.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://myedo.ru/elektronnaya-podpis/dokumenty/zhurnal-ucheta-ecp-v-organizacii-obrazec

Право подписи электронных документов приказ
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here